Customer Operations / Kundenkoordination (B2B) – Terminierung, Telefon & E-Mail (m/w/d)

Zur Verstärkung unserer seit 2010 erfolgreichen Videoagentur suchen wir eine strukturierte und verlässliche Persönlichkeit, die Kommunikation sauber steuert, priorisiert und konsequent nachfasst – am Telefon und per E-Mail. Wenn du gerne koordinierst, zuverlässig dokumentierst und Themen zu Ende bringst (inkl. Follow-ups und Rückmelde-/Rechnungsthemen), dann bewirb dich jetzt als Customer Operations / Kundenkoordination (B2B) – Terminierung, Telefon & E-Mail (m/w/d).

Du koordinierst die Kommunikation rund um neue Anfragen und laufende Projekte – und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt. Du terminierst Gespräche, hältst Follow-ups zu offenen Angeboten konsequent nach und treibst Rückmeldungen/Entscheidungen aktiv ein. Zusätzlich behältst du rechnungsbezogene Themen (Versand, Rückfragen, Offene Posten) im Blick und setzt bei Bedarf kurze, freundliche Reminder per E-Mail oder Telefon.

Deine Rolle - klar strukturiert, mit Verantwortung von Anfang an.

Du suchst eine verantwortungsvolle Position mit klaren Abläufen, in der du strukturiert arbeiten kannst und täglich direkten Einfluss auf Verbindlichkeit, Projektfortschritt und Zahlungsfluss hast? Mit unserer strukturierten Einarbeitung lernst du Schritt für Schritt alles, was du brauchst - inklusive Kommunikationsleitfäden (E-Mail/Telefon), CRM-Prozess und klaren Kriterien, welche Fälle du eigenständig löst und wann Rücksprache im Team sinnvoll ist.

Folgende Aufgaben erwarten dich:

• Du koordinierst den Erstkontakt bei neuen B2B-Anfragen (Website, Werbeanzeigen, LinkedIn etc.) und bringst Interessenten schnell in einen verbindlichen Termin (Kalenderpflege)

• Du führst einen kurzen Quali-Check nach klaren Kriterien durch und dokumentierst alle Schritte sauber im CRM

• Du übernimmst die operative Follow-up-Kommunikation per E-Mail und Telefon (Angebote, Rückmeldungen, nächste Schritte) – kurz, klar und konsequent

• Du hältst laufende Kundenprozesse am Laufen: fehlende Infos, Ansprechpartner, Termine und Feedback aktiv einholen, damit Projekte zügig abgeschlossen werden können

• Du unterstützt im Backoffice bei Rechnungsthemen & Offenen Posten: Rechnungen versenden/resenden, Rückfragen klären und freundlich nachfassen (bei Bedarf per Kurzanruf)

Dein Arbeitsalltag ist klar strukturiert. Du arbeitest mit Checklisten, festen Abläufen und einer sauberen Dokumentation in unseren Tools. Das Ziel besteht darin, uns im Tagesgeschäft spürbar zu entlasten: Du übernimmst Terminierung und konsequentes Nachfassen, hältst Kundenrückmeldungen aktiv nach und sorgst dafür, dass Projekte und Rechnungen nicht liegen bleiben. Wichtig: Du setzt bestehende Abläufe konsequent um – wir suchen keine Rolle zur Prozessneugestaltung, sondern zur zuverlässigen Umsetzung.

Als etablierte Agentur liefern wir für unsere Kunden Top-Ergebnisse bei höchstem Qualitätsstandard. Du arbeitest in einem professionellen Umfeld mit festen Prozessen, planbaren Abläufen und fairer Vergütung. Optional hast du die Möglichkeit, teilweise remote zu arbeiten – klar geregelt und integriert in deine Aufgaben.

Die Einarbeitung dauert in der Regel 2–3 Monate und vermittelt dir Schritt für Schritt alle Abläufe, Gesprächsleitfäden, Tools und Qualitätskriterien.

Wir bieten:

• Attraktive Vergütung: 21–24 €/Std. (Einstieg je nach Erfahrung), Entwicklung nach Einarbeitung möglich

• Klare Arbeitszeiten: Teilzeit (25–30 Std./Woche) – verteilt auf 4–5 Tage, nach Abstimmung verbindlich geregelt (Option auf Vollzeit möglich)

• Sicherer Arbeitsplatz & langfristige Perspektive: Ziel ist die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis

• Professionelles Arbeitsumfeld: Kollegiale Zusammenarbeit in einem organisierten und leistungsorientierten Team

• Top-Lage & gute Erreichbarkeit: Büro in Meerbusch mit optimaler Verkehrsanbindung, kostenfreien Parkplätzen und Restaurants in der Umgebung

Klare Abläufe, feste Zuständigkeiten und saubere Dokumentation – so arbeiten wir.

• Hohe Verbindlichkeit im Tagesgeschäft; Aufgaben werden vollständig umgesetzt und sauber dokumentiert

• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und ein ausgeprägter Sinn für Genauigkeit und Präzision

• Organisationstalent und lösungsorientierte, selbstständige Arbeitsweise

• Fähigkeit, bestehende, strukturierte Prozesse konsequent umzusetzen

• Hohe Disziplin, schnelle Auffassungsgabe und Zuverlässigkeit auch unter Arbeitsdruck

• Saubere, fehlerfreie schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch

• Englischkenntnisse für Telefonate sowie kurze E-Mails (kein C2 erforderlich)

• Abgeschlossene Ausbildung ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung

• Keine Vorkenntnisse in unserer Branche erforderlich – wir bringen dir alles Schritt für Schritt bei

• Wohnort im Umkreis von ca. 30 km um den Rhein-Kreis-Neuss (regionaler Bezug erwünscht)