Werkstudent:in Front Office – Telefon & Terminierung (m/w/d)

Zur Verstärkung unserer seit 2010 bestehenden Agentur suchen wir eine strukturierte und verlässliche Persönlichkeit für Telefon, Terminierung und Dokumentation. Du arbeitest nach klaren Abläufen, bringst Aufgaben zuverlässig zu Ende und hältst Follow-ups konsequent nach unserem Prozess nach.

Wenn du gerne telefonierst, zuverlässig dokumentierst und Dinge abschließt, dann bewirb dich jetzt als Werkstudent:in im Front Office (m/w/d). Wichtig: Diese Stelle ist vor Ort in Meerbusch (Büropräsenz) – kein Homeoffice/Hybrid.

Du unterstützt uns im Erstkontakt und im Follow-up bei neuen Anfragen sowie bei Rückmeldungen im Tagesgeschäft. Du kontaktierst Anfragende zeitnah, klärst kurz die wichtigsten Eckdaten, koordinierst Termine und sorgst mit systematischem Nachfassen für Verbindlichkeit.

Werkstudentenjob – klar strukturiert, mit Verantwortung von Anfang an.

Du suchst einen Werkstudentenjob mit klaren Abläufen, in dem du selbstständig arbeiten kannst und direkt siehst, was deine Arbeit bewirkt? Mit unserer strukturierten Einarbeitung lernst du Schritt für Schritt alles, was du brauchst – inklusive Gesprächsleitfäden, Dokumentationsprozess und klarer Kriterien für deine Aufgaben.

Folgende Aufgaben erwarten dich:

• Telefonische Kontaktaufnahme bei neuen Anfragen und Terminierung im Kalender

• Kurzer Abgleich nach klaren Kriterien (z. B. Anlass/Zeitrahmen/Ansprechpartner/Nächster Schritt)

• Follow-ups nach System (inkl. Erinnerungen und Rückmeldungen)

• Dokumentation im CRM (Kundenverwaltung): Gesprächsergebnis, Status und nächster Schritt

• Unterstützung bei organisatorischen Rückfragen rund um laufende Projekte (z. B. Terminabstimmungen)

Dein Arbeitsalltag:

Du arbeitest mit Checklisten, festen Abläufen und dokumentierst nachvollziehbar in unseren Tools. Ziel ist, dass Anfragen und Rückmeldungen zuverlässig durchlaufen und nächste Schritte verbindlich festgehalten werden.

Als etablierte Agentur arbeiten wir mit klaren Abläufen, festen Verantwortlichkeiten und einem strukturierten Workflow. Du bekommst eine geordnete Einarbeitung mit Leitfäden und Checklisten – damit du schnell sicher wirst und deine Aufgaben eigenständig übernehmen kannst.

Wichtig: Die Zusammenarbeit findet vor Ort in Meerbusch statt (Büropräsenz) – kein Homeoffice/Hybrid.

Wir bieten:

• Attraktive Vergütung: 18 € pro Stunde

• Umfang: 15–20 Std./Woche (typisch 3 Vormittage/Woche vor Ort in Meerbusch, Mo–Do nach Absprache)

• Zeitraum: Start kurzfristig möglich, zunächst für 3 Monate – Option auf Verlängerung (mindestens bis Spätsommer, je nach Auslastung)

• Arbeitsort: vor Ort in Meerbusch (Büropräsenz) – kein Homeoffice/Hybrid

• Einarbeitung: strukturiert, mit festen Leitfäden und klaren Standards

• Arbeitsplatz vor Ort in Meerbusch: helles Büro, feste Arbeitsplätze, gute Erreichbarkeit.

Das bringst du mit:

• Du kannst freundlich und klar telefonieren und bleibst auch bei „Nein“ souverän

• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und hältst Absprachen ein

• Du dokumentierst präzise und kannst mit festen Prozessen gut arbeiten

• Deutsch sicher in Wort und Schrift; Englisch für einfache Terminabstimmung hilfreich (kein C2 nötig)

• Studium läuft aktuell (Werkstudentenstatus erforderlich)

Klare Abläufe, feste Zuständigkeiten und präzise Dokumentation – so arbeiten wir.

• Hohe Verbindlichkeit im Tagesgeschäft; Aufgaben werden vollständig umgesetzt und zuverlässig dokumentiert

• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und ein ausgeprägter Sinn für Genauigkeit und Präzision

• Organisationstalent und lösungsorientierte, selbstständige Arbeitsweise

• Fähigkeit, bestehende, strukturierte Prozesse konsequent umzusetzen

• Hohe Disziplin, schnelle Auffassungsgabe und Zuverlässigkeit auch unter Arbeitsdruck

• Klare, fehlerfreie schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch

• Englischkenntnisse für einfache telefonische Terminierung und kurze E-Mails (kein C2 erforderlich)

• Abgeschlossene Ausbildung ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung

• Keine Vorkenntnisse in unserer Branche erforderlich – wir bringen dir alles Schritt für Schritt bei

• Wohnort im Umkreis von ca. 30 km um den Rhein-Kreis-Neuss (Büropräsenz in Meerbusch erforderlich)